List przewozowy i etykieta nadawcza — co to i jak wypełnić

List przewozowy opisuje przesyłkę, a po podpisaniu potwierdza warunki przewozu i przyjęcie ładunku przez przewoźnika.¹
Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące krajowego listu i międzynarodowego CMR, a także etykiety nadawczej, zwrotnej i numeru przesyłki. Zgodnie z art. 5 ust. 1 konwencji CMR list sporządza się w trzech oryginalnych egzemplarzach².

Czym jest list przewozowy i jakie dane zawiera?

W liście przewozowym zapisuje się dane nadawcy, odbiorcy i przewoźnika, opis przesyłki oraz miejsce przeznaczenia. Dokument może też określać koszty i warunki transportu.¹
Art. 6 ust. 1 konwencji CMR wymaga między innymi danych tych stron oraz opisu towaru².

Jakie informacje powinien zawierać list przewozowy?

Treść krajowego listu obejmuje wpisy wymagane przez Prawo przewozowe. Nadawca może uzupełnić je o własne wskazówki; poniższa lista rozdziela te dwie kategorie.
Art. 38 ust. 2 Prawa przewozowego wymienia cztery grupy wpisów: dane nadawcy, miejsce przeznaczenia i odbiorcę, opis przesyłki oraz inne wskazania³.

• Dane wymagane obejmują między innymi podpis nadawcy i oznaczenie placówki przewoźnika. Należą do nich także masa, liczba sztuk i sposób opakowania przesyłki.⁴
• Wskazówki dodatkowe to dyspozycje, które nadawca może wpisać na wypadek przeszkody w przewozie lub wydaniu przesyłki.⁴

Nadawca powinien sprawdzić wymagane pola przed przekazaniem ładunku. Wtedy może też zdecydować, czy potrzebne są dyspozycje na wypadek przeszkody.
Art. 14 ust. 1 konwencji CMR nakazuje przewoźnikowi zażądać instrukcji od osoby uprawnionej, gdy przewóz zgodny z listem staje się niemożliwy².

Do czego potrzebny jest list przewozowy podczas przewozu?

Podczas przewozu list wskazuje przewoźnikowi odbiorcę i miejsce przeznaczenia ładunku. Nadawca i przewoźnik mogą wrócić do tych zapisów, gdy dane przesyłki okażą się rozbieżne.
Art. 9 ust. 2 konwencji CMR przewiduje domniemanie zgodności liczby sztuk z listem oraz dobrego widocznego stanu towaru, gdy przewoźnik nie zgłosi zastrzeżeń².

Jaką rolę pełni list przewozowy przy wysyłce kurierskiej?

W przesyłce kurierskiej list łączy dane zlecenia z paczką oddawaną przewoźnikowi. Nadawca powinien więc porównać adres w dokumencie z adresem na etykiecie.
Numer przesyłki InPost ma 24 cyfr; można zestawić go z numerem wydrukowanym na etykiecie⁵.

Rodzaje listów przewozowych i ich funkcje

Listy przewozowe różnią się zależnie od gałęzi transportu i zadania dokumentu. W Niemczech od 1998 r. nie są obowiązkowymi dokumentami towarzyszącymi towarom.¹
Dobór listu zależy zatem od sposobu przewozu oraz od tego, kto wystawia dokument.

Trzy funkcje listu przewozowego

List przewozowy ma funkcję informacyjną, dowodową i legitymacyjną. Gdy opisuje warunki przewozu, pełni też funkcję instrukcyjną.⁶ Poniższa lista wyjaśnia trzy podstawowe funkcje.
Art. 9 ust. 1 konwencji CMR uznaje list za dowód zawarcia umowy, jej warunków i przyjęcia towaru przez przewoźnika².

• Funkcja informacyjna pozwala uczestnikom przewozu znaleźć dane potrzebne do obsługi przesyłki.
• Funkcja dowodowa pozwala sięgnąć do zapisów dokumentu przy ustalaniu przebiegu przewozu.
• Funkcja legitymacyjna wiąże dokument z uprawnieniem do odbioru ładunku.

Funkcja instrukcyjna przydaje się, gdy nadawca wpisze do listu dyspozycje dotyczące przewozu. Art. 12 ust. 1 konwencji CMR pozwala mu zażądać między innymi zmiany miejsca dostawy lub wskazania innego odbiorcy².

Jakie zadania spełnia list przewozowy w transporcie?

List przewozowy służy do obsługi przesyłki, ale nie zastępuje faktury handlowej.⁶ Faktura dokumentuje sprzedaż towaru, dlatego nadawca przygotowuje oba dokumenty zgodnie z ich odrębnym przeznaczeniem.
Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wymaga, by faktura zawierała między innymi datę wystawienia oraz nazwę towaru lub usługi⁷.

Kiedy używa się listów przewozowych?

List pomaga zorganizować i udokumentować przewóz przesyłki. To, czy dokument musi towarzyszyć ładunkowi, zależy od zasad danego przewozu. Samo sporządzenie listu nie oznacza jeszcze, że papierowy egzemplarz pojedzie z towarem.
Art. 2 protokołu dodatkowego do konwencji CMR nadaje elektronicznemu listowi spełniającemu jego wymogi taką samą wartość dowodową i skutek jak papierowemu⁸.

Jakie listy przewozowe stosuje się w różnych gałęziach transportu?

Listy przewozowe stosowane w różnych gałęziach transportu mają różne zastosowania. Różni je również wystawca. W transporcie lotniczym HAWB wystawia spedytor dla przesyłki przyjętej od nadawcy, a zbiorczy MAWB – linia lotnicza dla spedytora.⁶
Numer MAWB ma 11 cyfr; pierwsze trzy identyfikują linię lotniczą⁹.

Tabela zestawia dokumenty według gałęzi transportu i ich roli. W przepisach CIM art. 6 § 2 dotyczy potwierdzenia umowy listem kolejowym, a jego rolę dowodową określa art. 12 § 1¹⁰.

Konosament morski daje jego posiadaczowi prawo dysponowania ładunkiem.⁶ Przy wyborze dokumentu trzeba więc uwzględnić nie tylko gałąź transportu, lecz także jego rolę.
Art. 144 § 2 Kodeksu morskiego nakazuje wydać ładunek uprawnionemu posiadaczowi choćby jednego egzemplarza konosamentu¹¹.

Krajowy, CMR i lotniczy dokument przewozowy – jak je wypełnić?

Krajowy list przewozowy dotyczy przewozu w kraju, CMR – międzynarodowego transportu drogowego, a dokument lotniczy – przesyłki przewożonej samolotem. CMR dowodzi zawarcia umowy przewozu. Brak listu, jego zagubienie lub błędne wypełnienie nie pozbawia jednak umowy mocy prawnej.¹²
Stanowi o tym art. 4 konwencji CMR: brak, utrata lub nieprawidłowość listu nie wpływa na istnienie ani ważność umowy².

Jakie dane wpisać do krajowego listu przewozowego?

Do krajowego listu wpisz dane nadawcy, odbiorcy i przewoźnika, adres dostawy oraz opis przesyłki. Przed oddaniem towaru porównaj te wpisy ze zleceniem przewozu i oznaczeniem ładunku.
Sprawdź też określenie rzeczy, masę, liczbę sztuk, sposób opakowania i oznaczenie, wymienione w art. 38 ust. 2 pkt 3 Prawa przewozowego³.

Czym różni się krajowy list przewozowy od CMR?

Krajowy list przewozowy służy przewozowi krajowemu, a list przewozowy CMR – przewozowi drogowemu objętemu Konwencją CMR.
Przewoźnik odpowiada wobec osób uprawnionych do towaru za wynikłe szkody, gdy w liście zabraknie oświadczenia o podleganiu przewozu tej konwencji.¹²

Jak wypełnić list przewozowy CMR dla przesyłki międzynarodowej?

Wypełniając CMR, wpisz trasę, strony przewozu, opis towaru i ustalone zasady. Poniższa lista prowadzi przez pola, które trzeba sprawdzić przed przekazaniem dokumentu.

• Miejsca i daty wystawienia listu oraz przyjęcia towaru wpisz razem z planowanym miejscem dostarczenia.¹²
• Dane stron, opis towaru i koszty przewozu uzupełnij w dokumencie. Wskaż również, że przewóz podlega Konwencji CMR.¹²
• Potrzebne ustalenia mogą dotyczyć zakazu przeładunku, wartości towaru, terminu transportu lub dokumentów przekazanych przewoźnikowi.¹²
• Zastrzeżenia przewoźnika co do liczby sztuk albo stanu towaru i opakowania wpisz do listu. Bez zastrzeżeń przyjmuje się dobry stan towaru i prawidłowość danych listu.¹²

Z wypełnionego CMR strony odczytają ustalenia dotyczące przewozu. Znajdą w nim także ewentualne zastrzeżenia co do ładunku.

Etykieta nadawcza i zwrotna – jak przygotować je do wysyłki?

Etykietę nadawczą przygotuj dla właściwej przesyłki i naklej na płaskiej powierzchni paczki. Kurierski list zawiera adresy oraz kod kreskowy potrzebny do skanowania i śledzenia. Nie zaginaj więc etykiety ani nie zaklejaj kodu taśmą.¹³
Naklej etykietę przed włożeniem przesyłki do skrytki, gdy nadajesz paczkę w automacie z etykietą. Przy nadaniu bez etykiety postępuj zgodnie z wybraną metodą.

Jak przygotować etykietę zwrotną i dołączyć ją do przesyłki?

Etykieta zwrotna jest przeznaczona dla przesyłki wracającej od odbiorcy do nadawcy. Możesz dołączyć ją do paczki wysyłanej do odbiorcy. Poniższa lista pokazuje, co przygotować przed nadaniem.

• Etykieta zwrotna powinna zawierać adres odbioru zwrotu i dane przesyłki. Wygeneruj ją przed wysyłką.
• Adres na etykiecie zwrotnej sprawdź przed dołączeniem jej do paczki. Od niego zależy, dokąd wróci przesyłka.
• Dołączoną etykietę zwrotną włóż do środka paczki. Nie naklejaj jej obok etykiety nadawczej używanej przy wysyłce do odbiorcy.

Odbiorca sięgnie po dołączoną etykietę dopiero przy nadawaniu zwrotu. Podczas pierwszej wysyłki na paczce pozostaje etykieta nadawcza.

Gdzie znaleźć numer przesyłki na etykiecie lub liście przewozowym?

Numer przesyłki znajdziesz na etykiecie lub liście przewozowym przy kodzie kreskowym. Zwykle jest wydrukowany pod kodem albo obok niego. Szukaj napisu „numer przesyłki” lub „numer listu przewozowego”; numer może też widnieć w potwierdzeniu nadania.
Aby śledzić paczkę, przepisz cały ciąg znaków w podanej kolejności.

List przewozowy a etykieta nadawcza – najważniejsze różnice

List przewozowy opisuje przewóz, a etykieta nadawcza oznacza paczkę na potrzeby jej identyfikacji i obsługi. To różne role, choć informacje w obu miejscach mogą się pokrywać. Porównanie obejmuje funkcję, miejsce użycia i dane dostępne kurierowi.

Tabela pokazuje, czym list przewozowy i etykieta nadawcza różnią się pod względem funkcji, miejsca użycia oraz informacji dla kuriera.

Identyfikatory usług dodatkowych na kurierskim liście informują kuriera między innymi o ubezpieczeniu, pobraniu lub wymaganym podpisie odbiorcy.¹³
Różnicę między listem a etykietą wyznacza ich rola, nie wygląd. Etykieta naklejona na paczkę może zawierać dane z listu przewozowego.

Błędne dane lub uszkodzony dokument przewozowy – co zrobić?

Błędny list przewozowy popraw przed oddaniem przesyłki, a uszkodzony zastąp czytelnym egzemplarzem. Po odbiorze ładunku przekaż przewoźnikowi prawidłowe dane, gdy wykryjesz błąd. Zachowaj też informację o zgłoszonej zmianie.
Nadawca odpowiada za szkody spowodowane nieprawidłowymi danymi w liście CMR, jeśli uchybienia wywołały szkodę podczas przewozu.^2,12

Załączniki do listu przewozowego mogą być potrzebne do formalności celnych. Nadawca odpowiada za przekazanie dokumentów o niepoprawnym lub niewystarczającym zakresie.¹²
Przed nadaniem sprawdź czytelność listu i zgodność załączników z danym przewozem.

Ile egzemplarzy dokumentu przewozowego przygotować?

Według Shipcenter kurierski list przewozowy przygotowuje się w co najmniej 2 egzemplarzach.¹³
Obieg zależy od rodzaju dokumentu. Przed wydaniem ładunku ustal, który egzemplarz zachowa nadawca, a który otrzyma przewoźnik.

Tabela zestawia liczbę egzemplarzy dla poszczególnych rodzajów listów według wskazanych źródeł.

Dane w tabeli: 1,4,6

Egzemplarze mogą nosić nazwy oryginał, grzbiet, wtórnik i ceduła. Ich przeznaczenie odczytaj z używanego formularza.
O liczbie potrzebnych kopii decyduje obieg konkretnego dokumentu, nie jedna reguła dla wszystkich przesyłek.

Wystawianie, wygląd i cyfryzacja dokumentów przewozowych

Dokumenty przewozowe można sporządzać na papierze lub elektronicznie. Według źródła o e-CMR co roku drukuje się szacunkowo 150–200 mln papierowych listów.¹⁴
Wytworzenie papieru na te dokumenty wymaga według tego samego szacunku 50 tys. drzew, czyli równowartości 120 ha lasu.¹⁴

Kto wystawia dokument przewozowy?

List przewozowy możesz wygenerować na stronie przewoźnika lub pośrednika. Możesz też sporządzić go w punkcie nadania, korzystając z danych nadawcy.¹³
Przygotowanie listu przez kuriera podczas odbioru przesyłki z domu jest u większości przewoźników usługą dodatkowo płatną.¹³ Nadawca może więc sporządzić dokument przed zleceniem odbioru albo przy nadaniu w punkcie.

Jak powinien wyglądać poprawnie sporządzony dokument przewozowy?

Dokument przewozowy sporządź czytelnie. Zanim nadasz przesyłkę, porównaj jego treść z przekazywanym ładunkiem. Poniższa lista porządkuje tę kontrolę.

• Dane adresowe porównaj z adresem, pod który ma trafić przesyłka.
• Opis przesyłki zestaw z ładunkiem oddawanym przewoźnikowi.
• Oznaczenia dokumentu sprawdź pod kątem czytelności.

Po kontroli dokument powinien jasno wskazywać przesyłkę. Musi też pozwalać ustalić miejsce jej dostarczenia.

Czym różnią się dokumenty przewozowe poszczególnych przewoźników?

Dokumenty przewoźników różnią się układem pól i sposobem przygotowania. Elektroniczny list przewozowy e-CMR powstaje z użyciem komunikacji elektronicznej. Strony umowy przewozu muszą uwierzytelnić go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.¹⁵
e-CMR może również zawierać aktualizowane informacje o położeniu i statusie przesyłki oraz szacowanym czasie dostawy.¹⁴

Kiedy elektroniczne dokumenty przewozowe będą powszechnie stosowane?

Rozpoczęcie stosowania rozporządzenia eFTI 21 sierpnia 2024 r. nie uczyniło elektronicznych dokumentów przewozowych automatycznie obowiązkowymi w unijnym transporcie drogowym. Rozporządzenie weszło w życie 20 sierpnia 2020 r.¹⁴
Od 9 lipca 2027 r. organy muszą przyjmować informacje elektroniczne udostępnione przez certyfikowane platformy eFTI. Przedsiębiorcy nie mają przez to obowiązku stosowania e-CMR.^14,16

Protokół e-CMR wszedł w życie 5 czerwca 2011 r. Polska przystąpiła do niego 13 czerwca 2019 r., a wobec Polski zaczął obowiązywać 11 września 2019 r.¹⁵
Przy organizacji przewozu odróżnij możliwość użycia e-CMR od prognoz dotyczących obowiązku jego stosowania¹⁷.

Czy anglojęzyczny dokument przewozowy trzeba tłumaczyć?

Anglojęzycznego dokumentu przewozowego nie trzeba tłumaczyć tylko dlatego, że sporządzono go po angielsku. Tłumaczenie przygotowuje się wtedy, gdy wymaga go odbiorca dokumentu lub właściwa procedura.
Według Shipcenter międzynarodowy samochodowy list przewozowy występuje w 3 językach.¹³

Tabela porównuje zastosowanie anglojęzycznego oryginału i tłumaczenia z punktu widzenia odbiorcy, celu oraz zgodności danych.

Wielojęzyczny list przewozowy nie rozstrzyga wymagań każdej procedury. Przygotuj tłumaczenie tak, by dane przesyłki odpowiadały oryginałowi, jeśli jest potrzebne.

Najczęściej zadawane pytania

Skąd wziąć list przewozowy?

Możesz wygenerować go na stronie przewoźnika lub pośrednika.

Czy brak listu CMR unieważnia umowę przewozu?

Nie. Brak, zagubienie lub błędne wypełnienie listu CMR nie wpływa na istnienie ani ważność umowy.

Co oznacza brak zastrzeżeń przewoźnika przy przyjęciu towaru?

W przewozie objętym CMR przyjmuje się wtedy, że liczba sztuk jest zgodna z listem, a towar jest w dobrym widocznym stanie.

Co zrobić, gdy przewóz zgodny z listem CMR staje się niemożliwy?

Przewoźnik powinien zażądać instrukcji od osoby uprawnionej.

Czy elektroniczny list CMR ma taką samą wartość dowodową jak papierowy?

Tak, jeśli spełnia wymogi protokołu dodatkowego do konwencji CMR.